פרודוקטיביות בעבודה: כך תוציאו את המיטב מהעבודה שלכם

נראה שלא פעם ולא פעמיים נתקלנו בסיטואציה שבה אנחנו לא מספיקים את מה שתכננו ביום העבודה שלנו, או מרגישים שלא עשינו דברים באופן ובאיכות שציפינו להם. המצבים האלו יכולים ללוות אותנו לעיתים גם בתקופות ארוכות יותר, ובעיקר כשמדובר בסביבת עבודה חדשה או בשינוי תהליכי עבודה, אשר מאלצים אותנו להתאים את עצמנו מחדש. אם אתם מזדהים עם חלק מהתחושות הללו ומרגישים שאתם רוצים להיות פרודוקטיביים יותר ולמעשה להוציא את המיטב מכל יום – ריכזנו עבורכם כמה טיפים שיוכלו לעזור

מהי פרודוקטיביות?

פרודוקטיביות היא למעשה הדרך שלנו להיות יצרנים, פורים, יצירתיים ויעילים בדברים שאנחנו עושים. כשמדברים על פרודוקטיביות בעבודה מתכוונים ליעילות ואפקטיביות בעבודה, ובתוך כך לשמור על עבודה איכותית ומדויקת, המאפשרת לנו להתקדם ולהתפתח בה.

כיצד פרודוקטיביות בעבודה תועיל לי?

מלבד תועלת לארגון או לחברה שבהם אנחנו עובדים – עבודה בשיטה מסודרת יכולה לתרום גם לנו. למעשה, כשאנחנו שואפים לפרודוקטיביות בעבודה, ונוקטים פעולות שעוזרות לנו להיות ממוקדים ואפקטיביים – בכך אנחנו יכולים לעשות יותר בפחות זמן ולהוריד לחץ מיותר בעבודה, אשר יכול להשפיע עלינו גם בסיום יום העבודה. כמו כן, בכך אנחנו יכולים להיות רגועים ובטוחים שאנחנו לא שוכחים את הדברים החשובים בעבודה, וחוסכים לעצמנו כאבי ראש בהמשך.

איך להעלות את רמת הפרודוקטיביות בעבודה?

אז איך עושים את זה נכון? הינה כמה טיפים

לישון טוב בלילה

שינה טובה ומספקת בלילה היא הבסיס לכל יום פרודוקטיבי. שינה טובה בלילה מאפשרת לכם לצבור אנרגיות לקראת היום החדש, מסייעת לכם להיות ערניים, רעננים, חדים ומרוכזים – ופשוט לעבוד טוב יותר. אין ספק שהיום שלכם ייראה אחרת אם תרגישו עייפים ומותשים, ותדלקו את עצמכם בכוס קפה כל שעתיים כדי לנסות להישאר מרוכזים.

לתכנן הפסקות

הפסקות במהלך יום העבודה הן חשובות במיוחד. בזמן כל עבודה ממושכת, בין שמדובר בלימודים ובין שמדובר בעבודה – הגוף שלנו זקוק להפסקה. הפסקות קטנות במהלך היום יכולות לעזור לנו להתרענן ולהתרכז טוב יותר. הפסקה קטנה היא חשובה במיוחד כשאנחנו לא מצליחים משהו או מתקשים לפתור בעיה מסוימת זמן רב – במקרה כזה, הפסקה יכולה לעזור לכם לנוח רגע ולארגן את המחשבות, ולחזור מפוקסים יותר. שימו לב שההפסקות שלכם לא נמשכות יותר מדי זמן ושאתם נשאבים לעיסוק אחר שיוציא אתכם מריכוז. גם ביקור קטן במרפסת או בחצר, או סיבוב קטן במסדרון יכולים להיות יעילים.

להימנע מפגישות מיותרות

פגישות מיותרות – כאלה שאתם לא מוכרחים בדיוק לקיים או להשתתף בהן – יכולות לעצור אתכם בדרך להיות עובדים יעילים ופרודוקטיביים מדי יום. פגישות מיותרות למעשה גונבות לכם זמן יקר שבו יכולתם לעבוד על משהו חשוב, ופעמים רבות גם יכולות להתיש ולעייף אתכם – מה שיפגע בתפוקה שלכם במהלך היום. אם כן, נסו להבין אם מדובר בפגישה סרק או לא, משום שפגישת עבודה מוצלחת וחשובה יכולה בהחלט לקדם את המטרות שלכם ורוב הפעמים גם לתרום לתהליכי העבודה שלכם.

לנטרל רעשי רקע

הטלפון הנייד הוא בדרך כלל אחד הגורמים הפוגעים ביעילות שלנו. בטלפון נמצאות לא מעט אפליקציות, כמו רשתות חברתיות, שיכולות לגרום לנו לצאת מריכוז די מהר, ואף לגרום לנו להישאב לעולם הווירטואלי למשך זמן בלתי מבוטל. את הזמן הזה אנחנו יכולים לנצל כמובן בשביל להתקדם במשימות ובלו"ז. כמו כן, גם הודעות SMS או וואטסאפ יכולות להסיח את דעתנו ולהוציא אותנו מריכוז די מהר, במיוחד בשל העובדה שאנחנו נכנסים כאן לפינג-פונג של הודעות, שמצריך מאיתנו לא מעט ריכוז בפני עצמו. ולכן, אם אתם לא זקוקים לטלפון הנייד בעבור צורכי עבודה, נסו להשאיר אותו על מצב שקט בצד – ותראו איך התפוקה שלכם עולה פלאים.

תכנון זמנים ריאלי

כמעט כל יום פרודוקטיבי מתחיל בתכנון לו"ז. את הלו"ז שלכם אתם יכולים לארגן לפי ההעדפה שלכם ומתי שנוח לכם – זה יכול להיות תכנון חודשי המפרט את המשימות שלכם בכל יום ויום, ואפשר גם להסתכל על הלו"ז ברמה השבועית, ולקבוע אותו כל יום מחדש. בכל מקרה, כל יום, לאחר סיום העבודה, אפשר לעבור על הלו"ז ליום שלמוחרת ולסדר אותו לפי ההספק של היום שהיה. שימו לב שאתם מסדרים את הלו"ז באופן ריאלי. הכוונה היא שאתם שמים משימות לפי רמת הערנות שלכם, ופחות או יותר בכמות הגיונית (לא מעט מדי ולא יותר מדי). כך למשל, רבים יעדיפו משימות קלילות לשעות הצוהריים, ואילו את המשימות הכבדות הדורשות יותר ריכוז – לשעות הבוקר.

רישום משימות שבוצעו

סיימתם משימה בלו"ז? אל תמחקו אותה לגמרי. הטיפ שלנו הוא להשאיר את כל המשימות כתובות – וגם את אלה שסיימתם. המעבר אחרי ההספק שלנו במהלך היום מרגיע אותנו, יכול לתת לנו פידבק עצמי חיובי וגם לא מעט סיפוק.

ריענון היום שלנו

בסופו של דבר, אם נרצה להיות פרודוקטיביים יותר, מוטב שנשמור על איזון וגיוון. כשזה מגיע לבניית לו"ז, כדאי לחלק את המשימות בין הימים באופן מגוון כך שכל יום יהיה קצת שונה מקודמו. וזאת כדי להימנע ממונוטוניות ולא לאבד מהר עניין בעבודה.

לבדוק מה מסייע לריכוז שלנו

בסופו של דבר אנחנו אנשים שונים וכך גם דברים שונים יכולים לעזור לנו להתרכז יותר ולהיות יצרניים יותר. יש כאלה שחייבים אוזניות ומוזיקה כדי להתפקס – ובמיוחד כשמדובר בסביבה רועשת. לא מעט אנשים אוהבים כשיש להם משהו לנשנוש או לשתייה על השולחן, ורבים גם אוהבים לעשות קצת תרגילים חימום וסיבוב מפרקים כדי להתרענן מדי פעם.

לסיכום

יש כמה דרכים להפוך לפרודוקטיביים, יעילים ואפקטיביים יותר בעבודה, ומוטב שכל אחד ינסה לסגל לעצמו את השיטות והדרכים שיוכלו לסייע לו לעבור את יום העבודה על הצד הטוב ביותר. אל תחששו לנסות ולבדוק דברים חדשים ולהיות יצירתיים, וזאת כדי למצוא את התמהיל המדויק בעבורכם. בהצלחה ועבודה נעימה ופרודוקטיבית!