פגישות עבודה מכל סוג הן חשובות וקריטיות עבור העסק שלכם ולכן חשוב שהן יתבצעו באופן מקצועי ועל הצד הטוב ביותר. מדובר בהזדמנות עסקית להרחיב את מעגל הלקוחות שלכם, ליצור שיתופי פעולה עסקיים, ולמעשה למנף את העסק שלכם ולקחת אותו לשלב הבא. ולכן, אם גם אתם עומדים בפני פגישת עבודה חשובה, אנחנו כאן כדי לעזור לכם להתכונן אליה באופן הטוב ביותר ולהציע לכם כמה טיפים ודגשים שיסייעו לכם לסגור את העסקה הבאה.
איך להתכונן לפגישת עבודה?
עושים שיעורי בית
ההכנה הראשונה ואולי החשובה ביותר לפני פגישה עבודה היא לעשות שיעורי בית וללמוד על השותף העסקי או הלקוח שיגיע לפגישה. זה כולל בין השאר הבנה מעמיקה בנוגע לתחום ההתמחות שלהם ומה מהשירותים שאתם מציעים יכול לעניין אותם. כשאתם מגיעים מוכנים לפגישה זה משדר לאורח שלכם מקצועיות ורצינות עסקית, מה שיעודד אותו לסגור איתכם את העסקה או לשתף פעולה.
מתכננים את הפגישה
אז אחרי שאתם מכירים את הלקוח או השותף היטב, הגיע הזמן לתכנן את הפגישה. הכוונה היא לא לתכנן מילה במילה מה תלכו לומר, אלא לפחות לרשום לכם בראשי פרקים את הנושאים החשובים שתרצו להעלות בזמן המפגש. הכנה מוקדמת תמנע מכם להתפזר במהלך הפגישה וכמובן שהיא תגרום לכם להיראות מקצועיים ורציניים יותר. אם אתם רוצים להעביר מצגת בזמן הפגישה, זה הזמן להכין אותה, וזה גם יעזור לכם למקד את הנושאים שתרצו לדבר בה עליהם.
דואגים למיקום
המיקום הוא לא פחות חשוב מתוכן הפגישה עצמה. מצד אחד, אתם יכולים לערוך את הישיבה בבית קפה שכונתי נחמד, אבל אתם בהחלט יכולים לקחת אותה לשלב הבא ולשכור משרד לפי שעה. בחללי עבודה מאובזרים ומרווחים תוכלו ליהנות מאווירה עסקית, חלל מעוצב ואסתטי, נוחות ולמעשה מכל התנאים הנחוצים למפגש שכזה. אם תבחרו במיקום הנכון תוכלו ליהנות בהחלט מרושם מקצועי על הלקוח או השותפים שלכם ולהראות להם כמה אתם רציניים.
התנהגות בפגישה עבודה – כללי ברזל
אחרי שהבנו איך להתכונן באופן המיטבי לקראת הפגישה, חשוב לשים לכמה דגשים חשובים שיש להקפיד עליהם בזמן הפגישה, שישדרו רצינות ומקצועיות:
- הופעה מוקפדת – לא חייב ללבוש חליפה ועניבה, אבל בהחלט כדאי להגיע לבושים באופן אסתטי ונעים לעין. ביגוד ומראה חיצוני הם אחד הפרמטרים שמשפיעים על הרושם הראשוני של האדם שמולנו.
- מגיעים בזמן – לאחר לפגישות באופן כללי זה לא בדיוק הרעיון הכי טוב. כדאי לכם להגיע כמה דקות לפני הפגישה ליתר ביטחון, ובמיוחד כאשר אתם קובעים את הפגישה במשרד שלכם. תהיו שם בזמן כדי להוביל את הלקוח או השותף למשרד ולהתחיל את הישיבה בזמן.
- מקשיבים – לא כדאי לדבר יותר מדי ובכך לגרום ללקוח לשתוק לאורך השיחה, ומצד שני גם לא כדאי לכם שלא לדבר כלל. חשוב להיות ענייניים, לתת לאורח לדבר ולהשמיע את כל הדברים החשובים שיש לו לומר, ולא לקטוע או להתפרץ לדבריו.
- לכתוב הערות – במהלך הפגישה מומלץ לכתוב נקודות חשובות והערות שעולות. גם אם יש לכם עובד שמתמלל עבורכם את השיחה, כתבו לכם בנקודות דברים חשובים. זה ימקד אתכם במפגש, יספק לכם חומר למחשבה לאחריו, וגם יסייע לכם לזכור דברים חשובים שתרצו להעלות שוב, מבלי לקטוע את השותף שלכם בדיבור.
- מסכמים – בסיום הפגישה סכמו אותה בכמה מילים והציגו גם לאורח שלכם את התוצאה והמסקנות שלכם. חשוב שתסיימו את הפגישה באווירה טובה, בין שאתם ממשיכים לשתף פעולה ובין שלא – אין לדעת היכן יצטלבו הדרכים שלכם בהמשך.
ומה קורה לאחר פגישת עבודה?
אז סיימתם את פגישת העבודה בהצלחה, וזהו הזמן להבין איך אתם ממשיכים לפעול מעכשיו. הדבר הראשון שחשוב לעשות הוא לשלוח מייל תודה עם סיכום הפגישה ומועד נוסף שבו תיפגשו בפעם הבאה, כולל המיקום. אם כבר יש לכם מסקנות מעשיות, זה הזמן להגדיר זמנים לביצוע משימות ספציפיות ולמעשה פשוט להתחיל להניע את התהליך העסקי. שימו לב שהעבודה הקשה שלכם לא מסתיימת עם סיום פגישת העבודה – אלא שהיא רק מתחילה שם. כדי להראות מקצועיות, חשוב שתקפידו גם על תקשורת סדירה מול הלקוח או השותף העסקי, כדי לתאם ציפיות ולהישאר עם האצבע על הדופק.
לסיכום
אנו מקווים שהטיפים שלנו לפגישת עבודה אפקטיבית ומוצלחת יעזרו לכם בפגישה הבאה שלכם. אנו מאחלים לכם פגישה מוצלחת, שתביא איתה עוד הזדמנויות עסקיות רבות!