סדר עדיפויות: איך לנהל אותו נכון

אומרים שהכול בחיים זה עניין של סדר עדיפויות. העיקרון הזה בולט בעיקר בחיים המקצועיים שלנו, שבהם סדר עדיפויות נכון נדרש כדי שנוכל לעמוד ביעדים ולבצע את העבודה על הצד הטוב ביותר. אם כן, איך תוכלו לנהל את סדר העדיפויות שלכם באופן היעיל ביותר בעבודה ובכלל? הינה כמה טיפים

חשוב להתחיל בדברים הדחופים

בסופו של דבר חשוב לזכור שהמטרה של סדר העדיפויות היא לסיים קודם את הדברים הדחופים ביותר. הדברים הדחופים בלו"ז שלנו, הם בדרך כלל מטלות שאנחנו לא יכולים לדחות, ובעיקר כאלה שיכולות להטריד אותנו עד שלא נסיים אותן כראוי. בגדול, כדאי להתחיל את החודש או את היום עם הדברים הדחופים ביותר משום שבתחילת היום אנחנו לרוב חדים ומפוקסים יותר, וכך נוכל להשלים את המטלות באופן הטוב ביותר. כמובן שאם אתם מרגישים חדים ויעילים יותר בשעות הצוהריים או הערב, אפשר בהחלט לנסות לבצע את הדברים הדחופים בשעות האלה.

את שאר המטלות שלכם תוכלו להשאיר להמשך החודש – אך שימו לב שגם אותן רצוי שלא לדחות יותר מדיי. ברגע שאתם דוחים משימה קרוב לדד-ליין שלה, אתם הופכים אותה לדחופה יותר וכך אתם יכולים להילחץ ולהיות עמוסים יותר.

לשאול את עצמנו מה חשוב ומה פחות

גם בין הדברים והמטלות הדחופים ביותר שלכם, ניתן להצביע על משימות חשובות יותר וחשובות פחות. אם כן, חשוב להבין קודם אילו משימות נמצאות ברמת דחיפות וחשיבות גבוהה ביותר – ולהתחיל מהן. משימות שהן דחופות אך לא חשובות מספיק, הן לרוב משימות שנוגעות בעניינים חשובים אבל לא לכם באופן ישיר או שאי ביצוע שלהן לא משפיע על היום שלכם באופן ישיר. ולכן, את העניינים האלו ניתן לבצע לאחר שסיימתם את העניינים הדחופים והחשובים.

שימו לב – משום שמדובר עדיין במטלות דחופות, ייתכן שהן ישיחו את דעתכם במהלך העבודה, ולכן רצוי לבדוק אם תוכלו להימנע מהן או להעביר אותן לביצוע של מישהו אחר.

להכין תכנון שבועי וחודשי

לו"ז תכנון חודשי ושבועי, הכולל למעשה את כל המטלות והמשימות שלכם לזמן הזה, הוא אחד העקרונות בניהול זמן נכון ומאפשר לכם להישאר יעילים ואפקטיביים בעבודה. ניתן להקדיש שעה בתחילת החודש כי להכין לו"ז חודשי, המפרט את היעדים שאתם צריכים להגיע אליהם עד סוף החודש, ואשר כולל מטלות שנשארו מהחודש הקודם ומשימות שצריכות להתבצע במהלך החודש. כמובן שיש להקפיד על העיקרון שלפיו משבצים קודם את העניינים הדחופים והחשובים ביותר, לאחר מכן את המשימות הדחופות אך הלא חשובות, ורק בסוף את כל העניינים שאתם מטפלים בהם בשגרה או שאין להם חשיבות. רצוי ליצור איזון בין המטלות החשובות והדחופות לבין המטלות השגרתיות ואלה שהן לא חשובות במיוחד כרגע.

שימו לב הלו"ז גמיש ונתון לשינויים: מדי יום תוכלו לסדר את הלו"ז שלכם ליום למוחרת או להמשך השבוע על פי ההספקים שלכם לאותו היום. לו"ז המנוהל נכון יסייע לכם להישאר ממוקדים, לשפר את הפרודוקטיביות בעבודה  וכמובן לעמוד ביעדים שהצבתם.

להביא בחשבון זמן בלת"מים

אף שיש להתמקד בעניינים הנמצאים בראש סדר העדיפויות שלכם, חשוב להביא בחשבון גם זמן בלת"מים. הזמן הזה יאפשר לכם לטפל במטלות לא מתוכננות, שיכולות להתברר כדחופות וחשובות ביותר. ברגע שאתם לא מתכננים לעצמכם זמן בלת"מים ומתפרצת משימה, אתם למעשה יכולים לבצע אותה על חשבון משימה אחרת, וכך התכנון שלכם עשוי להשתבש. זמן בלת"מים מאפשר לכם תמרון, ובמקרים כאלה תוכלו לסדר את הלו"ז מחדש.

לסיכום

בשורה התחתונה, סדר עדיפויות יכול להשפיע רבות על עבודתכם – אתם הופכים יעילים יותר, ממוקדים יותר ואפקטיביים יותר. הוא יסייע לכם להתגבר על דחיינות, על התמקדות בדברים הלא חשובים, ובעזרתו תוכלו להימנע מפספוס מטרות ודד-ליינים. בהצלחה!