פגישות מחוץ למקום העבודה הפכו לאלמנט חשוב באסטרטגיה הארגונית המודרנית. פגישות אלו, המכונות "אופסייט", כבר מזמן אינן מתמקדות רק בבניית צוות ובפנאי, אלא משלבות גם סדנאות, הדרכות ומפגשים אסטרטגיים המניעים ארגונים להצלחה. אם אתם מנהלי משרדHR ותוהים היכן רצוי לקיים פגישות כאלה, איך לנהל אותן בצורה הנכונה ואילו יתרונות הן מציעות בהשוואה לפגישה במקום העבודה – כדאי שתקראו את המאמר שלפניכם.
מה זה אופסייט?
המונח אופסייט (Offsite) מתייחס למקום פיזי או לחלל הממוקם הרחק ממקום מהמשרדים ומהפעילות העסקית העיקרית של הארגון או החברה. במקום זה עורכים בדרך כלל פגישות או כנסים שנערכים מחוץ לסביבה המשרדית הרגילה. פגישות מחוץ למשרד מאורגנות בדרך כלל על ידי חברות כדי לקדם גיבוש צוות, מפגשי סיעור מוחות, תכנון אסטרטגי והדרכות.
איפה רצוי לקיים אופסייט?
בחירת המיקום האידיאלי לאופסייט היא קריטית להצלחתה. בהקשר זה, חללי עבודה חיצוניים המציעים חדרי ישיבות להשכרה, כיתות להשכרה וגם משרדים להשכרה מתגלים כבחירה המושלמת. מקומות אלה מספקים סביבה מקצועית, נעימה וחסרת הסחות דעת המתאימה לסיעור מוחות, להדרכות בנושאים שונים ולדיונים אסטרטגיים. מקומות כאלה מציעים את הפרקטיות של חלל ישיבות מקצועי, המצויד לרוב בטכנולוגיה מתקדמת ובמתקנים רלוונטיים, ללא הפרעות מהשגרה בסביבת המשרד הרגילה. חללי עבודה חיצוניים עונים על הצרכים הספציפיים של פגישות מסוג כזה, ומבטיחים שהמשתתפים יכולים להתמקד במשימה שעל הפרק, להפגין יצירתיות, לכידות צוותית וקבלת החלטות אפקטיבית. בין אם מדובר בפגישת אסטרטגיה חשובה, בתוכנית הכשרה לעובדים או בפגישת סיעור מוחות צוותית, סביבות העבודה החיצוניות הללו מציעות את הרקע הנוח הנדרש לפרודוקטיביות ולהשגת יעדים.
כיצד נקיים פגישת אופסייט כך שתתרום לעובדים שלנו?
קיום ישיבת צוות או פגישת אופסייט שתתרום לעובדים מצריכה התייחסות לכמה פרמטרים עיקריים:
- הגדירו יעדים ברורים לפגישה – הגדירו מה אתם שואפים להשיג בפגישה כזו, בין אם זה חיזוק וטיפוח עבודת צוות, שיפור מיומנויות מסוימות הקשורות לתפקיד או הגדרת יעדים אסטרטגיים.
- בחרו סביבת עבודה מתאימה – בחרו סביבת עבודה חיצונית שתואמת את היעדים הללו, המספקת מרחב המתאים לפיתוח היצירתיות וניהול דיונים ממוקדים.
- עודדו את העובדים להשתתף ולהיות פעילים – עודדו את המשתתפים בפגישה להשתתף בה כדי להפיק ממנה תועלת. עשו זאת באמצעות פעילויות לבניית צוות, מפגשי סיעור מוחות וסדנאות לבניית מיומנויות כדי לקדם התפתחות אישית ומקצועית. עודדו תקשורת פתוחה והבטיחו שקולם של כולם יישמע.
הדגש בפגישת אופסייט צריך להיות לא רק על הפגישה עצמה, כי אם על הערך המוסף שמביאה אותה פגישה. כאשר העובדים משתתפים בה וכאשר מספקים להם גם את הסביבה והתנאים הנאותים לכך, כולם מפיקים לא מעט תועלת מזה, תועלת שאפשר יהיה ליישם בהמשך.
קידום עבודת צוות וגיבוש אסטרטגי
קידום עבודת צוות וגיבוש אסטרטגי הוא יעד מרכזי בפגישות אופסייט. פגישות אלו הן הזדמנות לעובדים לשתף פעולה, להתחבר אחד לשני וגם למקום עצמו ובעיקר לכוון את מאמציהם לעבר מטרות משותפות. באמצעות תרגילי בניית צוות, פעילויות קבוצתיות, סיעור מוחות ודיונים משותפים, העובדים מבינים בצורה מוצלחת ומעמיקה יותר את מטרות הארגון או החברה והאסטרטגיה העומדת מאחוריה. האחווה שנוצרת במהלך אותו מפגש משפרת את עבודת הצוות ומטפחת תחושת אחדות, אשר חיונית לגיבוש אסטרטגי יעיל. כאשר העובדים עובדים כצוות מגובש, הם יכולים להוביל את אותו עסק או חברה אל ההצלחה הרצויה וגם אל הצלחתם האישית.
עידוד יצירתיות
עידוד יצירתיות, במסגרת פגישת עבודה אופסייט, הוא מרכיב בסיסי חיוני מאוד. פגישות כאלו מאלצות את העובדים להתנתק מסביבת העבודה והשגרה הרגילים שלהם, והן מציעות נקודת מבט רעננה והזדמנות ליצירתיות רבה. בעזרת שילוב מפגשי סיעור מוחות, תרגילי יצירתיות ודיונים פתוחים, פגישות אופסייט מעוררות חשיבה חדשנית ופתרון בעיות. כאשר מעודדים את העובדים לבטא את הרעיונות שלהם באווירה שיתופית ותומכת, היצירתיות פורחת. ויצירתיות לעיתים קרובות מובילה לפתרונות חדשים, לאסטרטגיות חדשות ולגישות חדשניות שיכולות להשפיע על הארגון או החברה.
חשיבה מחוץ לקופסה
חשיבה מחוץ לקופסה היא פרמטר בולט מאוד בפגישות אופסייט, שבהן הדגש הוא בהשתחררות מגבולות החשיבה הקונבנציונלית וגם מהפיכה חשיבתית. פגישות אלו, שנעשות במקום שאינו מקום העבודה הרגיל והמוכר, נותנות השראה למשתתפים לחקור טריטוריות פחות מוכרות ולהתמודד עם אתגרים מורכבים יותר. עם היעדר הסחות דעת האופייניות למקום העבודה ובשילוב פעילויות ותרגילים יצירתיים וסיעור מוחות, פגישות אופסייט מספקות את אותה סביבה שבה חשיבה מחוץ לקופסה באה לידי ביטוי. גישה זו מטפחת נקודות מבט חדשות, רעיונות חדשים ונכונות להתנסות בגישות לא שגרתיות, המובילים כולם למציאת פתרונות ואסטרטגיות פורצות דרך.
חדשנות
חדשנות היא חלק חשוב ובלתי נפרד בפגישות אופסייט, ממש כמו פרודוקטיביות בעבודה, כאשר המטרה העיקרית היא לעורר יצירתיות וחשיבה פורצת דרך. כשיש החופש לחקור נקודות מבט חדשות והיעדר אילוצים האופייניים למקום העבודה, פגישות אופסייט הן קרקע פורייה לחדשנות. בעזרת טיפוח דיונים פתוחים, מפגשי סיעור מוחות ופעילויות יצירתיות העוסקות בין היתר בפתרון בעיות, מתחילה החדשנות להראות את סממניה כמעט בכל היבט. בסביבה כזו צצים לעיתים קרובות רעיונות פורצי דרך, המובילים לפיתוח מוצרים חדשניים, אסטרטגיות וגישות שלא חשבו עליהן בעבר.
מה חשוב לוודא שקיים באתר האופסייט שלנו?
הצלחת פגישת אופסייט תלויה במידה רבה במקום שבו היא נערכת ובמה שבוחרים לשלב בה. אם אתם מעוניינים לערוך פגישות כאלו, הינה כמה נקודות חשובות שכדאי לכם להביא בחשבון, בכל הקשור למקום עצמו, כדי להבטיח את הצלחתה:
- חשוב להבטיח שהמקום הנבחר מספק סביבה נטולת הסחות דעת ורעשים מיותרים. היעדר הפרעות האופייניות למקום העבודה, מאפשר למשתתפים להשתתף באופן מלא בדיונים, במפגשי סיעור מוחות ובפעילויות שונות ללא דאגות מיותרות.
- חדרי ישיבות נוחים ונעימים ופתרונות טכנולוגיים שונים הם חיוניים כדי להבטיח שיהיה אפשר להעביר מצגות וסדנאות בצורה מקצועית וטובה. כיסאות נוחים, שולחנות נגישים, תאורה טבעית ואוורור נאות תורמים לאווירה נעימה במקום וכפועל יוצא מכך לשיחות פוריות ולחשיבה יצירתית.
- שירותים נלווים של אותו מקום יכולים גם הם לתרום רבות להצלחת הפגישה. למשל, שירותי קייטרינג, גישה לכיבוד ומקום להתרעננות או למנוחה.
- מקום אידיאלי לפגישת אופסייט צריך לכלול גם חללים לבניית צוות, מקומות ירוקים באוויר הפתוח או אזורי פנאי כדי לאפשר פסק זמן ורוגע בין פעילות אחת לשנייה.
- גישה לתחבורה ציבורית ולמקומות חנייה זמינים חשובים לא פחות, ובייחוד אם מגיעים ממקום רחוק יותר.
לסיכום
יש לא מעט דרכים לעודד חשיבה יצירתית בקרב העובדים, חשיבה מחוץ לקופסה וגם לפתח ולחזק את עבודת הצוות. כשמדובר בפגישות אופסייט, כלומר, כאלו הנערכות מחוץ למקום העבודה, יש חשיבות רבה בבחירתו של המקום המתאים, כזה שיספק את כל התנאים הנדרשים כדי לעשות זאת כהלכה. מתחם עבודה שמציע חללים מתאימים, טכנולוגיה רלוונטית ואווירה נטולת הסחות דעת, הוא המקום המושלם לקיים פגישה כזו, היכן שרעיונות חדשים ואסטרטגיות פורצות דרך יכולים לצוץ.