סיעור מוחות הוא תהליך שמטרתו היא חשיבה קבוצתית לצורך גיוס המשאבים היצירתיים והאינטלקטואלים של כל חברי הקבוצה במטרה לפתור בעיות שונות ולקדם רעיונות. הרעיון כאן הוא לגייס את האינטלקט והעולם הפנימי של כל אחד מהמשתתפים בתהליך, כדי להביא רעיונות ופתרונות שלא בהכרח אפשר להגיע אליהם באופן יחידני. באופן מהותי למדי, סיעור מוחות הוא תהליך של חשיבה חופשית וזריקה של רעיונות לחלל האוויר באופן אינטואיטיבי, אך בסופו של דבר המטרה של התהליך היא להביא לזיקוק רעיונות וכיווני חשיבה ולליטוש של קווי מחשבה כלליים, גסים ובלתי מגובשים. בואו נדבר על השלבים השונים בתהליך ועל היבטים אחרים של סיעור מוחות.
מהם השלבים לסיעור מוחות?
כאמור – זוהי טעות לחשוב כי סיעור מוחות הוא דבר אקראי ולא מסודר ואם רוצים לעשות אותו כמו שצריך ולהפיק ממנו את המקסימום, חשוב להכיר את השלבים השונים ולדבוק בהם. בואו נגע בכל אחד מהם:
- חלוקת נושא סיעור המוחות לתת-נושאים: בשלב הראשון חשוב להגדיר במדויק את מטרת הפגישה או את הבעיה שרוצים לפתור. בכל מצב שהוא מגלים כי אותה הבעיה היא לא רק בעיה אחת, אלא מקבץ של כמה וכמה בעיות משנה שחשוב להגדיר בצורה מדויקת.
- כינוס ישיבה: מכאן אפשר לכנס את הישיבה לסיעור מוחות. מומלץ בחום שיהיה אדם אחד שמנהל אותה ולזמן אליה בעלי תפקידים רלוונטיים הקשורים לנושאים הנידונים.
- רישום ההצעות והפתרונות לבעיה: בשלב הזה רושמים כל הצעה והערה שהיא, בלי סינון. מומלץ בחום לרשום הכול באופן כזה שיהיה חשוף לכלל המשתתפים, לדוגמה על לוח מחיק גדול או במחשב המוקרן למסך גדול, וכמו כן אפשר להיעזר בהקלטת הישיבה לצורך כך. בנקודה הזאת מנהל הישיבה או מי שרושם את הרעיונות צריך לרשום אותם בצורה תמציתית וברורה. בשלב הזה יש מקום לספונטניות, לתחלופה חופשית של רעיונות וחשוב לצנזר כמה שפחות ולתת לכל מהמשתתפים להביע את דעתם. את השלב הזה מסיימים רק כאשר מרגישים תחושה של מיצוי, שכבר אין רעיונות חדשים שעולים.
- סינון והערכה: בשלב הזה אפשר להתחיל וללטש את הרעיונות הקיימים. לרוב יתבצע סינון של רעיונות שעלו, ותפוקה טובה תהיה כזו של עשרה אחוזים בערך מסך הרעיונות המקוריים. מכאן אפשר לעבור שוב על כל רעיון רלוונטי, להציע רעיונות משנה, להוסיף הצעות וכיווני חשיבה חדשים ובעצם לפתח כל רעיון עד לרמת הפרקטיקה. את שלב הסינון וההערכה מומלץ לבצע בקבוצה קטנה יחסית וזוהי בהחלט משימה שתתאים למנהל הישיבה בלבד באופן ספציפי.
- משוב: לבסוף חברי הקבוצה צריכים לקבל משוב ולהבין בדיוק את התוצאות של התהליך. כלומר, בסופו של דבר התהליך משרת אדם אחד – לרוב את מנהל הצוות או את הבעלים של עסק, אך חברי הקבוצה הם חלק בלתי נפרד מהתהליך והתוצאות שלו רלוונטיות גם להם.
איפה אפשר לעשות סיעור מוחות?
חלק בלתי נפרד מההצלחה של תהליך סיעור מוחות הוא בחירה במקום הנכון לעשות אותו. מקומות הומי אדם שבהם יש הסחות דעת רבות לא יעודדו תהליך סיעור מוחות פורה, ולכן חשוב מאוד לעשות אותו בסביבה סטרילית ושקטה וכזו המעודדת הפריה ההדדית. הרבה מאוד עסקים וחברות מתקשים לקיים סיעור מוחות טוב בגלל מחסור במקום מתאים. למרבה הנוחות יש היום כמה וכמה פתרונות לא רעים, גם לאלו שאין להם חלל עבודה מובנה לצורך כך. חדרי ישיבות, לדוגמה, הם אופציה נפלאה. תוכלו למצוא חדרים להשכרה לישיבות ולפגישות מסוגים שונים במתחמי העבודה המתקדמים של Dogether, הנמצאים בעיר ימים בנתניה ובעזריאלי ראשונים בראשון לציון. מדובר במגוון רחב של אפשרויות וחדרים – מחדרים קטנים לקבוצות של ארבעה אנשים ועד לחדרים גדולים המתאימים לעד 30 משתתפים. החדרים נוחים למדי ומאובזרים באמצעי הקרנה, חיבור ל-WIFI, פינת קפה ועוד. אפשר להשכיר את החדרים באופן שעתי ואין צורך להתחייב לימים שלמים ולשלם סכומי כסף גדולים שלא לצורך, כך שזהו בהחלט פתרון מצוין.
כיצד סיעור מוחות טוב משפיע על החברות הגדולות?
ההשפעה של סיעור מוחות על החברות הגדולות במשק היא דבר מעניין מאוד. ניכר כי חברות שדוגלות בסיעור מוחות ומשתמשות במתודה הזאת על בסיס קבוע, מצליחות לפתור בעיות בצורה יעילה יותר ויצירתית הרבה יותר. החברות שמקפידות לקיים סיעור מוחות מצליחות לכבוש יעדים בצורה טובה יותר מאלו שלא, מה שבא לידי ביטוי כמעט תמיד בגרף הצמיחה העסקית. אין ספק כי ההימצאות של החדרים המשותפים בחללי העבודה של חברות מצליחות היא משהו שמשפיע מאוד. באופן כללי, בשנים האחרונות דוגלת שיטה של שיתוף ומרחב פתוח לעובדים, ובו אפשר להחליף רעיונות ולהתייעץ לגבי אלמנטים שונים של העבודה.
יתרונות וחסרונות של סיעור מוחות
יתרונות:
- יותר רעיונות: סיעור מוחות מאפשר לבחור מתוך מאגר גדול יותר של רעיונות. יותר מוחות שמשתתפים בתהליך החשיבה, מוביל לסיכוי גבוה יותר למצוא פתרון הולם וטוב יותר.
- משתפים את העובדים בתהליך החשיבה: אחד הדברים החשובים בהיבט של שימור עובדים ושל שימור מוטיבציה הוא לתת את התחושה לעובדים שהם חלק מתהליכים גדולים יותר וחלק מההובלה של החברה ולא רק בורג קטן במערכת. השיתוף הזה חשוב ואפילו קריטי ונותן לעובדים תחושה שסומכים עליהם ושמערבים אותם בהחלטות גדולות יותר.
- הזדמנות לפיתוח של תהליכים: לפעמים העניין הוא לא רק לזרוק רעיון טוב, אלא לדעת איך לפתח אותו ולהפוך אותו לישים באמת. בסיעור מוחות אפשר לקבל כיווני חשיבה חדשים שיעזרו לפתח רעיונות ויהפכו אותם לטובים ומלוטשים יותר, כאלו שהם ברי יישום ומוצלחים באמת.
חסרונות:
- רעיונות לא רלוונטיים: בדרך כלל אין זה מן הנמנע שיעלו כמה רעיונות לא רלוונטיים ואפילו לא טובים –וזה חלק מהעניין. הרעיון הוא לסנן בסופו של דבר את מה שפחות מתאים ולהישאר עם הרעיונות הטובים באמת.
- חוסר סדר וארגון: דבר שמאפיין בעיקר את השלב החופשי של זריקת הרעיונות הוא חסר סדר וארגן וגם מזה כמעט ואי אפשר להימנע לחלוטין. עם זאת, אם יש אדם מסוים שאחראי על ניהול הישיבה ואם מגבילים את החלק הזה בזמן, אפשר בהחלט לשמור על סדר מסוים.
- אי אפשר לקיים אותם על בסיס קבוע: בסופו של דבר, סיעור מוחות מחייב אותנו לגזול זמן עבודה של הרבה עובדים וזה לא משהו שאפשר לעשות על בסיס קבוע. חשוב להשתמש בישיבות האלה בחוכמה.
הישגים שמביא סיעור מוחות
ההישגים שאפשר להביא בסיעור מוחות יעיל הם רבים בהחלט: רעיונות לפעילות עסקית חדשה, החלטות על המבנה הארגוני, רעיונות למוצרים או שירותים חדשים שאפשר למכור בעתיד, הצעות ייעול להתנהלות השוטפת של העסק וכן הלאה.
לסיכום
סיעור מוחות הוא כלי נהדר לחברות ולעסקים המנצל את כוחה של הקבוצה להתפתחות ולצמיחה ויש לכלי הזה יתרונות רבים. עם זאת, חשוב מאוד לקיים את סיעור המוחות באופן מסודר ובמקום המיועד לכך – ורק באופן הזה יהיה אפשר להפיק את המירב מהטכניקה המצוינת הזאת.