ניהול זמן בעבודה: איך עושים את זה נכון?

ניהול זמן נכון ואפקטיבי הוא מיומנות חשובה שכל אדם חייב לרכוש ולפתח בשלב מסוים בחייו, וכמה שיותר מוקדם יותר טוב. מדובר במיומנות שיכולה לעזור לנו לקדם את חיינו, וכמו כן יכולה לעזור לנו בהשגת יעדים שונים ובביצוע משימות בצורה אפקטיבית ויעילה יותר. ניהול זמן נכון יכול להיות המפתח שלכם להשגת המטרות האישיות שלכם, לפיתוח הקריירה שלכם ולהצלחה. מדובר במיומנות הכוללת חלוקת זמן נכונה ובצורה חכמה כדי להגביר את הפרודוקטיביות שלנו, להפחית לחץ ולשפר את איכות העבודה. לכן, במאמר זה נרחיב על תכנון זמן נכון ועל ניהול זמן אפקטיבי כהרגל בלתי נפרד משגרת היום יום שלנו. נדבר על חשיבותו במקום העבודה שלנו וניתן כמה טיפים שיגלו איך עלינו לעשות זאת בצורה שתהיה הכי טובה לנו.

מדוע תכנון זמן נכון הוא ההרגל החשוב ביותר שתוכלו לרכוש?

ניהול זמן נכון הוא כישור ומיומנות חשובים שכדאי לכל אדם לפתח בשלב מסוים בחייו, בלי כל קשר למקום עבודתו ולמקצועו. הזמן הוא כלי גמיש מאוד, אך עם זאת מוגבל. לכולנו יש משימות רבות שאותן עלינו לבצע ומטרות שונות שאותן אנו רוצים להשיג, וכדי להשיג את כל אלו ולהישאר עם אוויר לנשימה, עלינו לסגל לעצמנו כישורי ניהול זמן שיעבדו בשבילנו, כדי שאנו לא נעבוד בשבילם ונספיק לבצע את כל המשימות החשובות לנו בעבודה ומחוצה לה. תכנון וניהול זמן יעיל יכולים לעזור לנו מאוד למנוע מתחים ולחץ מיותר וכמו כן לשפר את איכות העבודה שלנו.

כיצד תכנון זמן נכון בעבודה יעזור לכם להפסיק לקחת אותה הביתה?

אחד המחלות הקשות ביותר שממנה סובלים כמעט כל אנשי העולם המודרני היא פלישת העבודה לתחומי הבית שלנו ולחיים האישיים שלנו. בין אם אתם עצמאים או בין אם שכירים, לעיתים נוצרת ההרגשה שהעבודה היא המקום החשוב והמשמעותי ביותר בחיינו, וזאת מפאת העומס שלא נגמר בעבודה. לכן, ניהול ותכנון זמן נכון יכול לעזור לנו לאכול את העוגה ולהשאיר אותה שלמה. משמע, לבצע את כל המשימות שלנו בעבודה ועדיין להשאיר מספיק זמן לחיים האישיים שלנו מחוץ למשרד.

קיימים פתרונות רבים לשיפור הפרודוקטיביות, ובטח שאלתם את עצמכם האם עיצוב המשרד מגדיל את רמת הפרודוקטיביות של העובדים? והתשובה היא כן, אבל זה לא הפתרון היחיד. פעמים רבות ניהול זמן לא אפקטיבי יכול לגרום לנו לזנוח משימות חשובות או בעלות היקף ונפח עבודה גבוה לזמנים פחות מתאימים לטיפול בהן. דבר זה גורם ליצירת פערים ולהארכת זמן ביצוע המשימות, מה שיכול להוביל לכך שניקח את העבודה הביתה בסוף היום, ומעבר לכך למשוך את העבודה לאורך זמן ולגרום לנו למחזור עבודה שלא נגמר ובעיקר שגורם לנו לרגיש שאנחנו עובדים בלי סוף.

5 הטיפים המנצחים של דוגדר לתכנון זמן נכון בעבודה

באשר לשאלה איך עושים את זה? איך מתכננים ומנהלים את הזמן שלנו בצורה הנכונה כך שנוכל להספיק לבצע את כל המשימות החשובות שלנו הן בעבודה והן בחיינו האישיים? הינה כמה טיפים מנצחים שמהם אסור להתעלם:

• ניהול יומן ורשימות: בתחילה עליכם לרשום את כל המטלות והמשימות שלכם, ולאחר מכן למיין אותן לפי סדר החשיבות, נפח העבודה בפועל ושאר הלו"ז שלכם ולהכניס אותן ליומן.
• נהלו מערך בקרה יומי: כל תחילת יום הקדישו כמה דקות לעדכון הלו"ז שלכם והוסיפו אליו תוכניות חדשות וצרכים שמשתנים.
• נסו להתחיל כל יום מהעיקר: התחילו את היום במשימות הקשות ביותר שלכם או אלו אשר צפויות לקחת מכם הרבה יותר זמן.
• השאירו את הלו"ז מאורגן: סיימתם משימה כלשהי? מצוין, עליכן למחוק אותה מהיומן ולהתקדם הלאה.
• התנתקו מזוללי אנרגייה וזמן: פלאפונים ניידים, טלוויזיה, שיחות בפינת הקפה או בפינת העישון בלי תכלית רק יגזלו מכם את הריכוז והקשב שלכם וכמו כן גם זמן יקר.

לסיכום

ניהול ותכנון זמן נכון הוא לא עניין של מה בכך, אך גם לא מדובר בפרויקט בלתי ישים. כל עוד תעקבו אחרי הטיפים הנכונים ועל סדר העדיפויות האישי שלכם, תצליחו להפעיל את הזמן בשבילכם ולהשיג את כל המטרות והיעדים שלכם בעבודה ומחוצה לה. שיהיה בהצלחה, השעון מתקתק.