הגידול בעבודה בחללי עבודה משותפים בשנים האחרונות הביא איתו לא מעט יתרונות חדשים אך גם כמה אתגרים, שאחד מהם הוא הקושי בניהול פגישות יעילות ושקטות. בחללי עבודה משותפים, הסביבה המגוונת והמשתנה יכולה לעודד יצירתיות וליצור חיבור ייחודי בין המשתתפים, אך באותה מידה היא גם דורשת ריכוז והיערכות מדויקת כדי לשמור על מקצועיות ומיקוד. כשיודעים לבצע תכנון נכון ומנצלים טכנולוגיות וכלים מתאימים, אפשר למצות את יתרונות החלל המשותף ולנהל פגישות פורות ומוצלחות. בואו נדבר על תכנון מקדים יעיל, על ניצול חכם של טכנולוגיות שעומדות לרשותכם, איך אפשר למנוע הסחות דעת ואיך דווקא החלל המשותף יכול לאפשר לכם פגישות יעילות וטובות יותר.
תכנון מראש: המפתח לפגישות מוצלחות בחלל משותף
כדי לנהל פגישה יעילה בחלל עבודה משותף, הדבר החשוב ביותר הוא תכנון מקדים ומקיף. חשוב להגדיר מטרות ברורות ולתכנן סדר יום מוגדר שממקד את הדיון בנקודות המרכזיות והעיקריות שבהן תרצו להתמקד. כמו כן, התכנון מראש מאפשר להכין את המשתתפים לסביבה שעשויה לכלול הסחות דעת, ומסייע להבטיח שכולם מגיעים עם חומרים מוכנים ועם תיאום ציפיות משותף לגבי מטרות הפגישה.
טכנולוגיה ככלי לייעול פגישות בסביבת עבודה משותפת
הטכנולוגיה של ימינו היא בעלת השפעה רבה על ההתמודדות עם האתגרים של סביבת עבודה משותפת. כלים יעילים כמו מסכים ניידים, אוזניות עם ביטול רעשים ואפליקציות לניהול פגישות יכולים לסייע בשמירה על הריכוז וביצירת תקשורת נוחה בין כל המשתתפים. כמו כן, אפשר להשתמש בתוכנות לשיתוף מסך כמו זום או Google Meet שיאפשרו למשתתפים לעקוב אחר המתרחש בזמן אמת. באופן דומה, תכנון פגישה וירטואלי בלוח שנה משותף מאפשר לתאם תאריך ושעה בין כל המשתתפים ולבחור את הזמן המתאים, גם כאשר כל אחד מהמשתתפים מגיע מעיסוקים שונים ולוח זמנים צפוף.
לעסקים וחברות במרכז שמחפשים מפעם לפעם אזור שקט לפגישות, אפשר למצוא מגוון חדרי ישיבות בראשון לציון וגם בנתניה, במתחמי העבודה החדשני של getherdo בתעריפים מעולים ובגמישות בבחירת הימים והשעות. כל החדרים מאובזרים בטכנולוגיות מתקדמות לנוחות המשתתפים.
יצירת אווירה מקצועית בפגישות למרות הסחות דעת בחלל משותף
בסביבת עבודה משותפת האתגר הגדול ביותר הוא לשמור על הריכוז לאורך זמן. לכן חשוב לייצר אווירה מקצועית שמסייעת למשתתפים להתרכז ולהימנע מהסחות הדעת. שווה לשקול אפשרויות לשימוש באביזרים כמו לוחות מחיקים, מיקרופונים וחדרי פגישות ייעודיים שיאפשרו לייצר מעין מחסום מההמולה הכללית של החלל. חשוב גם לוודא שאתם בוחרים אזור יחסית שקט, ולזכור שלא כל האזורים בחללים משותפים הם הומים ורועשים. כאן תוכלו למצוא כמה אפשרויות של חללי עבודה מעוצבים ומרווחים המאפשרים פגישות וישיבות בשקט עם מינימום הסחות דעת.
ניצול היתרונות של החלל המשותף להגברת יצירתיות בפגישות
עד עכשיו דיברנו על האתגרים, אבל צריך לזכור שלחלל עבודה משותף יש יתרונות ייחודיים שדווקא יכולים לתרום ליצירתיות ולהעשרה של הפגישה. האווירה הפתוחה והחשיפה לעסקים ולאנשים שונים יוצרת שיתופי פעולה חדשים ומעודדת רעיונות מקוריים וחשיבה מחוץ לקופסה. חללי עבודה משותפים יכולים לעורר השראה ולספק הזדמנויות לשיח מקורי וגמיש, שתורם הרבה לפתרון בעיות בדרכים חדשות ומקוריות.
סביבה דינמית כמקור השראה (מחוץ לקופסה)
בסביבה של חלל עבודה משותף אפשר ליהנות מהשפעת הסביבה על זרימת הרעיונות. המגוון האנושי והמרחב הדינמי מעודדים חשיבה גמישה וראש פתוח, ומציעים הזדמנות לשיתוף חוויות ונקודות מבט עם קולגות מענפים שונים. אם נושא הפגישה מאפשר זאת, שווה לבחור מקום שמותאם לדיונים פתוחים ולעודד אווירה שמקדמת שיח יצירתי ופתוח לרעיונות חדשים.
גמישות מרחבית
יתרון נוסף של חללי עבודה משותפים הוא האפשרות למעבר בין אזורים שונים בהתאם לצורך, מה שמאפשר לקיים פגישות עם דינמיקה משתנה ולהפיק את המקסימום מכל שלב בפגישה. המעבר בין אזורים כמו חללי עבודה פתוחים, חדרי ישיבות שקטים ואזורי פנאי מעניק מרחב לשינויים ויוצר אווירה נוחה וגמישה. שינוי המרחב תורם ליצירת קצב טבעי לפגישה ומאפשר לכל המשתתפים לשנות את האווירה והאנרגייה בכל פעם שעולה צורך בריענון שכזה.
סיכום
על אף האתגרים הידועים, פגישות בחללי עבודה משותפים יכולות להיות קרקע פורה לעבודה כי הן מאפשרות שילוב של יעילות עם יצירתיות, ותכנון נכון ושימוש בכלים מתאימים מבטיחים ניצול מיטבי של היתרונות בסביבה דינמית. אם יודעים לעשות את זה נכון, פגישה בחלל עבודה משותף יכולה להיות יעילה וטובה אפילו יותר בהשוואה לפגישות בחללים פרטיים.
רוצים גם אתם ליהנות מהיתרונות של חללי עבודה משותפים? זה הזמן להכיר את מתחמי העבודה של dogether המציעים חדרי ישיבות בנתניה, מתחמי עבודה משותפים בראשון לציון ומשרדים לעסקים קטנים, גדולים ופרילנסרים כאחד. צרו קשר עוד היום למידע נוסף.