ישיבת צוות היא הזמן שבו העובדים והמנהלים של ארגון או חברה מתעדכנים בדברים החשובים, מעבירים מידע בנוגע לעבודה ולתהליכים בארגון ולמעשה משתפים בכל דבר רלוונטי. מדובר בזמן קריטי וחשוב, שיכול לתרום רבות לתהליכים הארגוניים בחברה שלכם, ולכן חשוב לדאוג שאתם עושים את זה נכון ועורכים ישיבת צוות אפקטיבית שכולם ייתרמו ממנה. ולכן חשוב לנו לשתף אתכם בכמה המלצות ודגשים שיוכלו לעזור לכם.
החשיבות של ישיבת צוות
החשיבות של ישיבת צוות בארגון או בעסק היא בלתי מבוטלת. לישיבת צוות יש כמה וכמה יתרונות ברורים התורמים הן למעסיק והן לעובדים בחברה:
- תורמת לתחושת שייכות לארגון – נתחיל בעניין שהפך להיות קריטי, במיוחד בתקופת הקורונה שבה נאלצנו להעביר את העבודה שלנו למשרד הביתי. המעבר למודל עבודה כזה עשוי ליצור ריחוק מסוים בין העובדים בארגון. אם כן, ישיבת צוות, ובעיקר כשהיא נעשית באופן פרונטלי, מאפשרת לכל העובדים להיפגש וליהנות מזמן משותף ויצרני יחד.
- מעדכנת את כל העובדים בחדשות – כולנו מכירים את הנוהל של ישיבת צוות. המנהל או ראש הצוות מתחיל במילות פתיחה, ועוברים למה שהיה השבוע, ליעדים בעבודה שהגיעו אליהם וכאלה שלא, דגשים לעבודה, הערות מיוחדות ועוד. ברגע שמשתפים את כל העובדים במידע הזה, למעשה מאפשר יישור קו בין כולם ולעדכון אופטימלי של העובדים.
- יצירת סיעור מוחות – ידוע כי טובים השניים מן האחד, אך במקרה הזה מדובר בכמה וכמה אנשים. ישיבת צוות היא הזמן הטוב ביותר להעלות רעיון, שיטת עבודה או כל דבר אחד שמצריך דיון נרחב של כמה מוחות. זהו זמן מצוין לדיון מעשיר שבו משתתפים כל העובדים, וכך כל אחד תורם מנקודת המבט שלו.
- שיתוף העובדים בהשגת מטרות והצלחות – שיתוף עובדים בהצלחות הוא דבר חשוב מאוד בכל ארגון או חברה, זה מעלה את המוטיבציה של העובדים ומשפר את מצב הרוח שלהם בכך שהם רואים שיש תוצאות לעבודה הקשה שלהם, ושהמנהל או האחראי מוקירים אותם.
כללי ברזל לישיבת צוות אפקטיבית – ההמלצות שלנו
אז בשביל ליצור ישיבת צוות אפקטיבית וכזאת שכל עובד ועובד ירגיש שהוא נתרם ממנה ולא רק בא "להעביר" את הזמן, יש כמה כללים שכדאי להיצמד אליהם.
לקבוע את מועד הפגישות ותדירותן
קודם כל, חשוב לקבוע זמנים לישיבה שיתאימו לכלל העובדים בחברה, ואם זה לא מתאפשר, אז לפחות לדאוג שזה יתאים לרובם. רצוי לקבוע ישיבות צוות בזמן מוגדר מראש, ולדאוג שיהיה זימון מסודר ביומן עם המועד או שהן יופיעו בלו"ז של העובדים.
בחלק מהמקומות יש כמה סוגים לישיבות צוות שיש להן מטרות שונות, ומשתתפים בהן הרכבים שונים של עובדים. כך למשל ישיבת צוות של מנהלים, ישיבת צוות פרויקט, ישיבה שבה משתתפים כל עובדי המחלקה, וכן ישיבות של כל עובדי החברה או הארגון. זה לגמרי דינאמי ותלוי בהרכב הארגוני שלכם והמטרות שתרצו להשיג. אז חשוב שתשימו לב שהתדירות של המפגשים השונים הגיונית ומסתדרת עם הצרכים של העובדים ומטרת הפגישה.
לדוגמה, אפשר לקיים מפגש קצרצר של כ-5 דקות על בסיס יומיומי ובו העובדים ישתפו בדגשים חשובים או הצלחות. שימו לב שיש נטייה להתארכות מפגשים כאלה, ולכן אפשר לבדוק פורמט חלופי ובו כל עובד יכתוב כמה נקודות בסוף היום בהודעת מייל או בצ'ט הארגוני. לעומת זאת, הפגישה של כלל עובדי הצוות או המחלקה יכולה להתקיים אחת לשבוע או שבועיים, ואילו ומפגש כל עובדי החברה פעם בכמה חודשים.
ניהול נכון של הישיבה
לפני כל ישיבה וישיבה חשוב שמי שהולך להוביל אותה, למשל מנהל הצוות או החברה, יכין לו"ז וידאג לנהל אותה באופן מסודר. משום שמדובר בפגישה דינאמית שתמיד יכולה להתפתח לכיוונים אחרים, מומלץ לפחות לבוא עם כמה נושאי גג לדיון וכן רשימת דגשים חשובים שחשוב שהעובדים יהיו מודעים אליהם. לא משנה מהם הנושאים שעולים בדיוק, חשוב להקפיד להקשיב לעובדים ולאפשר להם לשתף את החוויה שלהם בנוגע אליהם, להשאיר זמן לשאלות ותשובות, לשתף בהצלחות והישגים בעבודה והעלאת מורל העובדים. כמו כן, כדאי לדאוג לרישום פרוטוקול של הישיבה שתוכלו להעביר לעובדים כדי שיוכלו לעבור עליה במידת הצורך וכן לטובת עובדים שלא יכלו להשתתף.
אם אתם לא בטוחים מהו הפורמט הנכון לארגון או לצוות שלכם בישיבת צוות, חשוב שתנסו לקבל מהעובדים ומהמשתתפים משוב בסוף המפגש ואיך ניתן לנהל את הישיבה באופן טוב יותר לצד נקודות לשיפור ונקודות לשיפור.
לעבוד עם מצגת
אמצעי שיעזור לכם ליצור מבנה מוגדר לישיבה, ויצירת מערך נוח למפגש הוא שימוש במצגת. לאנשים רבים נוח יותר לעבוד עם נתונים ויזואליים ולגמרי מדובר באמצעי שיכול לשמור על העובדים ערניים ובקשב לאורך הפגישה (ובמיוחד כשמדובר בישיבה של 8 בבוקר). מצגות לא שמורות רק לכנסים חשובים או לישיבות סוף שנה, אלא בהחלט אפשר להתאים מצגת קצרה שתעזור לכם לארגן את הדברים שלכם באופן נוח וכן למשוך את תשומת לב העובדים. זאת לא חייבת להיות מצגת סופר מושקעת וארוכה במיוחד, וגם אם מדובר בשתיים-שלוש שקופיות – זה משהו שיכול לעזור לכם.
3 רעיונות לפעילות לישיבת צוות
טיפ נוסף וחשוב ביותר ליצירת ישיבת צוות אפקטיבית, שתכניס גם ממד של מקוריות וכיף לעובדים בשונה מהישיבות הרגילות שאנחנו מכירים, היא שילוב של פעילות קצרה או קונספט מעניין. אז הינה 3 רעיונות נחמדים שתוכלו ליישם בישיבה או לקחת מהם השראה:
- לארגן ארוחה קטנה או נשנושים: נתחיל במשהו שלא דורש מכם הרבה יצירתיות. אוכל. ניתן לשלב ארוחה במהלך הישיבה או ממש אחריה, או פשוט לדאוג לכמה חטיפים טעימים ושתייה שהעובדים יוכלו לנשנש במהלך הפגישה. מדובר בזמן כיף וטעים, שכן אוכל הוא אחד הדברים שמחברים בין אנשים. אז לא צריך לחכות בשביל happy hour במשרד, אלא מדי פעם להפתיע את העובדים במשהו טעים.
- הרצאת אורח: כדי להעשיר את תוכן הפגישה וכן את עולמם של העובדים, אפשר לדאוג להרצאת אורח בתחום שבו אתם עוסקים או בעניינים ארגוניים אחרים שיכולים לסייע לעובדים שלכם. זאת לא חייבת להיות הרצאה ארוכה במיוחד, אלא שגם מ-45 דקות אפשר להפיק את המרב ולשאוב לא מעט ידע.
- לקחת את הישיבה החוצה: נמאס לכם מהישיבות הרגילות במשרד או בחדר הישיבות של בניין החברה שלכם? קחו את הישיבה שלכם החוצה. אתם יכולים פשוט לצאת לאיזה פארק שנמצא מתחת למבנה ולערוך אותה באוויר הפתוח או פשוט לקפוץ לבית קפה נחמד (מתאים בעיקר לקבוצה קטנה של עובדים), ואפשר לקחת את הישיבה לשלב הבא ולשכור חדר ישיבות או אזור בחלל עבודה משותף באופן חד פעמי וליהנות מאווירה שונה ונעימה.
לסיכום
כשזה מגיע לישיבות צוות, אל תחששו להיות יצירתיים ולהפוך את הפגישה למועילה ולחווייתית, ולכזאת שכל עובד מפיק ממנה את המרב. בהצלחה וישיבה נעימה ומוצלחת!