העבודה היא מקור הפרנסה הבלעדי או העיקרי של רבים מאיתנו, ובין שנרצה ובין שלא – היא מרכז חיינו, או לכל הפחות חלק בלתי נפרד מהשגרה שלנו. בדיוק בגלל זה, חוסר פרודוקטיביות בעבודה יכול לגרום לנו לתסכול רב, ללחץ ולירידה במוטיבציה, מה שיכול להשפיע גם על החיים הפרטיים שלנו. אם אתם מזדהים עם התחושות הללו או פשוט מרגישים שאתם רוצים לייעל את העבודה שלכם ולהרגיש אפקטיביים יותר, הינה כמה טיפים שיוכלו לעזור לכם לנצל את הזמן בחוכמה ולעשות לכם חיים קלים ונוחים יותר. בואו נתחיל.
הגיע הזמן לשפר את היעילות והאפקטיביות בעבודה
אם אתם מרגישים לאחרונה שהעבודה לוחצת וסוגרת עליכם, שאתם מבזבזים זמן יקר בעבודה, לא עומדים ביעדים החודשיים שתכננתם ושאין לכם זמן לעשות את הדברים שאתם אוהבים באמת – ייתכן שאתם לא מתכננים את הזמן שלכם נכון ולא עובדים יעיל. אז אם אתם עובדים כשכירים בארגון גדול או קטן, ובמיוחד אם אתם עצמאיים ומנהלים עסק בעצמכם, חשוב שתדעו לנהל את עצמכם ואת הזמן החשוב שלכם. אז איך תעשו את זה?
5 טיפים לשיפור את היעילות והאפקטיביות בעבודה
תישנו טוב בלילה
אין כמו לפתוח עוד יום עבודות פרודוקטיבי ויעיל לאחר ליל שינה מספק ורגוע. אם תגיעו למשרד או תפתחו את יום העבודה עייפים זה בהחלט משהו שיכול להשפיע על כל היום שלכם: איכות העבודה יכולה לרדת, יהיה לכם קשה להתרכז ולשמור על ערנות, להתמקד במשימות שדורשות דיוק וערנות, ואתם בסיכון לפספס דברים חשובים. אז במקום לתדלק את עצמכם בכמויות קפה לאורך היום ולנסות לשמור על עיניים פקוחות, הקפידו לישון טוב בלילה, כאשר המבוגר הממוצע צריך לישון 8-7 שעות בלילה. גם במהלך היום כדאי לקחת הפסקות יזומות מהעבודה, מלבד ההפסקות הגדולות בבוקר ובצוהריים, כדי לשמור על רמת אנרגיה גבוהה.
עזבו את הטלפון
הטלפון יכול להיות אחד המכשולים הגדולים בדרך לשיפור היעילות והפרודוקטיביות שלכם בעבודה. זהו מסיח הדעת העיקרי בקרב עובדים כמעט בכל עבודה אפשרית, כאשר השימוש העיקרי שאנו עושים בו בזמן הזה הוא שליחת הודעות טקסט, בדיקת חדשות ושימוש באפליקציות שונות. למעשה, אפילו הצצה קטנה בטלפון כדי לבדוק את ההתראות יכולה להוציא אתכם מריכוז תוך שניות. ולכן אנו ממליצים לכם לנסות להתנתק מהטלפון בזמן העבודה ולהתעדכן בהודעות ומיילים פעם בכמה זמן, למשל פעם בשעתיים, כדי ליצור רצף עבודה יעיל ופרודוקטיבי.
הכול מתחיל בתכנון לו"ז
לו"ז יומי הוא השם השני של יעילות ואפקטיביות בעבודה. חוץ מלו"ז חודשי או שבועי שכנראה כבר דאגתם לארגן, חשוב לדעת שגם לו"ז ברמה היומית יכול לסייע לכם לשפר את היעילות שלכם בעבודה. כל יום מושפע מהיום הקודם וצצים בלת"מים שלא בדיוק צפינו בתכנון השבועי/החודשי. כדאי להשקיע כמה דקות בכל סוף יום לתכנון הלו"ז של מחר, או כמה דקות לתכנון בתחילת אותו היום. זה יסייע לכם להיות ממוקדים, לעבוד לפי המשימות שצפויות לכם ולהספיק את כל מה שאתם צריכים לעשות באופן הטוב ביותר. בתכנון לו"ז אל תשכחו להכניס את כל הדברים שנותנים לכם מסגרת, את כל החובות והמשימות שלכם, יעדים ושאיפות. כמו כן, הקפידו להכין לו"ז ריאלי שתוכלו לעמוד בו ולהיות מסופקים בסוף היום.
האזינו למוזיקה
האזנה למוזיקה עושה לנו טוב: היא גורמת למוח לשחרר דופמין שגורם להרגשה כללית טובה ומפיג מתח וחרדה. לא סתם רבים מעדיפים לעבוד בזמן שמתנגנת המוזיקה האהובה עליהם בזמן למידה או עבודה. עם זאת, כדי להישאר מרוכזים וממוקדים, צריך לדעת גם איזו מוזיקה לבחור: עדיף שזו תהיה מוזיקה בלי מילים אלא מוזיקה אינסטרומנטלית או מוזיקת רקע מרגיעה שיכולה לשפר את הריכוז. בכל מקרה, דאגו שזאת תהיה מוזיקה שנעימה לאוזן שלכם והכינו לכם פלייליסט עבודה מראש, כדי לא לחפש שיר או להעביר אותו כל כמה דקות.
שימו לב לסביבת העבודה
רבים אולי לא שמים על כך את הדגש, אבל חשוב לדעת שסביבת העבודה יכולה להשפיע על הפרודוקטיביות שלנו בעבודה. חוץ מהסביבה האנושית, שאין ספק שהיא משפיעה רבות על העובד, סביבה עבודה פיזית נקייה, מסודרת ומעוצבת יכולה להשפיע עליכם לא מעט. השקיעו מעט בעיצוב המשרד הביתי שלכם או לכל הפחות בסידור השולחן שלכם במשרד או בחלל העבודה שבו אתם עובדים. העיצוב והסדר ישרו עליכם תחושה נעימה ורגועה, אך גם יסייעו לכם להתרכז בעבודה בכך שאתם יודעים איפה הנחתם כל דבר.
ושהתוצאות ידברו בשם עצמן…
התחלתם ליישם את הטיפים האלו לצד דגשים אחרים נוספים שאתם יודעים שהם יכולים להשפיע על סדר יום נכון ואיכותי? נהדר – אתם בדרך הנכונה. אך חשוב שתדעו כי תוצאות כנראה לא תוכלו לראות בתוך יום-יומיים, וזה דורש עבודה והתמדה. שינוי הרגלים הוא תהליך וזה לוקח זמן כדי להפוך לגרסה הטובה ביותר של עצמכם בעבודה, ולכן חשוב שתמיד תציבו לנגד עיניכם את המטרה והיעדים שלכם. ככל שתיצמדו יותר ויותר למה שהופך אתכם ליעילים ופרודוקטיביים, כך תרגישו רגועים יותר, הלחץ והמתח הנפשי ירדו, תרגישו סיפוק והנאה ממה שאתם עושים. וכמובן שהדברים ישתקפו גם בשטח: תראו תוצאות בעבודה, רמת התפוקה תעלה, ושיחות החתך עם הבוס יהיו טובות מאי פעם.
לסיכום
אנו מקווים שהמידע הזה עזר לכם לשפר את היעילות שלכם בעבודה. לא חשוב היכן אתם עובדים ובאיזו תחום – אל תהססו לעשות את ההתאמות שלכם לאופי העבודה ולעשות את הדברים שמשפרים את הריכוז, הפוקוס והתפוקה שלכם בעבודה. בסופו של דבר מדובר בניסוי וטעייה, התמדה והשקעה. בהצלחה רבה!