ריבוי משימות הפך למצב שכיח במקומות עבודה רבים. העובדים נדרשים לטפל בהרבה משימות שונות, לפעמים במקביל, תוך שמירה על רמת פרודוקטיביות גבוהה. עם זאת, האם ריבוי משימות אכן מוביל לשיפור בפרודוקטיביות, או שאולי הוא דווקא פוגע ביעילות ובאיכות הביצוע? כאן אנחנו הולכים לדבר על הקשר המורכב בין ריבוי משימות לפרודוקטיביות, ומה אתם יכולים לעשות כדי לוודא שאיכות העבודה שלכם לא נפגעת.
ריבוי משימות – הגדרות ורקע
ריבוי משימות בעבודה (או מולטיטאסקינג) הוא היכולת של עובד לבצע יותר ממשימה אחת בו-זמנית, או לעבור בין משימות שונות במהירות. זהו מצב שבו אדם נדרש להתמודד עם כמה דרישות ופעילויות שונות בזמן נתון.
סוגים של ריבוי משימות
• ריבוי משימות סימולטני – ביצוע שתי משימות או יותר בו זמנית, למשל מענה לשיחות טלפון תוך כדי כתיבת מיילים
• ריבוי משימות רציף – מעבר מהיר בין משימות שונות, למשל עבודה על פרויקט אחד, מענה להודעות, ולאחר מכן חזרה לפרויקט
• ריבוי משימות חלקי – ביצוע של כמה משימות במקביל, אך עם התמקדות עיקרית במשימה אחת בכל רגע נתון
• ריבוי משימות מתוכנן – תכנון מראש של ביצוע כמה משימות בפרק זמן מוגדר, תוך הקצאת זמן לכל משימה
• ריבוי משימות לא מתוכנן – התמודדות עם משימות בלתי צפויות שצצות במהלך יום העבודה, המחייבות מעבר מהיר בין פעילויות שונות
היתרונות של ריבוי משימות
למולטיטאסקינג יש לא מעט יתרונות. הוא מאפשר לקצר תהליכים ולעבוד במקביל על כמה משימות כדי לצמצם את לוח הזמנים ואת רשימת המשימות שדורשות טיפול.
חיסכון בזמן
ריבוי משימות יכול לסייע לכם לסיים במקביל משימות פשוטות שלא תלויות זו בזו, ובכך לחסוך זמן ולעמוד ביעדים שלכם. במצבים שבהם יש צורך בטיפול בכמה משימות קטנות ומהירות, ריבוי משימות יכול להיות יעיל. במקרים מסוימים אפשר לנצל זמן מת בין משימות לפעילות נוספת, למשל לקרוא מיילים בזמן שהמחשב שלכם טוען קבצים או תוכנה מסוימת.
גמישות וגיוון
לפעמים שינוי מקום עבודה לחללי עבודה משותפים או למשרדים מאובזרים מראש לצרכים שלכם לא מספיקים כדי להרגיש תחושת גיוון. היכולת לעבור בין משימות במהירות יכולה להיות יתרון בסביבות עבודה משתנות ובלתי צפויות, ולעזור לכם לגוון באופי העבודה שלכם כדי לא להרגיש שחיקה או שעמום.
חסרונות וסכנות של ריבוי משימות
ריבוי משימות יכול להיות שימושי במקרים של צורך בחיסכון בזמן, אבל יש לו גם כמה חסרונות שחייב לזכור. בתור התחלה, המעבר התכוף בין משימות גורם להסחות דעת ולאובדן ריכוז, מה שמאריך את זמן הביצוע של כל משימה. כמו כן, הוא עלול להשפיע לרעה על העובד ועל התפוקה שלו:
עומס ולחץ נפשי
מולטיטאסקינג הוא שיטת עבודה מעייפת מבחינה פיזית ונפשית. המעבר התכוף בין משימות דורש מאמץ קוגניטיבי רב, מה שמוביל לעייפות מנטלית ולשחיקה. עבודה בשיטה זו יוצרת הרבה לחץ ועומס, מקשה על העובד להתרכז ועלולה גם לפגוע ביכולת הזיכרון שלו.
ריבוי טעויות וחוסר ריכוז
ריבוי טעויות גורם לנו באופן טבעי לחלק את הקשב שלנו, וזהו פתח לטעויות וחוסר ריכוז. כשאנחנו מתרכזים רק במשימה אחת בבת אחת אנחנו מנצלים היטב את היכולות שלנו כדי לפספס פחות פרטים חשובים.
דרכים להתמודדות עם ריבוי משימות
בלימודים, בחיי היום יום וכמובן בעבודה אנחנו נדרשים לעבוד על כמה משימות בו זמנית. עם זאת, ניהול לא נכון של ריבוי משימות עלול להוביל ללחץ, לשחיקה ולירידה בפרודוקטיביות. הינה כמה טיפים שיעזרו לכם:
קביעת סדרי עדיפויות
אחד הצעדים הראשונים והחשובים ביותר בהתמודדות עם ריבוי משימות הוא קביעת סדרי עדיפויות. לא כל המשימות חשובות באותה המידה, ולכן כדאי מאוד לארגן את המשימות לפי דחיפות ולטפל במשימות הדחופות והחשובות ביותר ראשונות. זה יוריד מכם לחץ ויעזור לכם להתמקד במה שחשוב לסיים מהר ובצורה מדויקת.
ניהול זמן
ניהול זמן יעיל הוא מרכיב קריטי בהתמודדות עם ריבוי משימות. כדאי לתכנן מראש כמה זמן כל משימה תיקח לכם, אם יש עניינים במשימה אחת שמחכים למידע ממשימה אחרת, וכמובן לזכור שבין כל המשימות אתם צריכים גם זמן לעצמכם לנוח ולהתרענן. כמו כן, האצלת סמכויות יכולה להיות כלי מצוין לנהל כמו שצריך את הזמן – יכול להיות שמישהו יכול לעזור לכם לסיים משימה כלשהי, וככה בעזרת עבודת צוות תנהלו שניכם את הזמן שלכם נכון.
הפסקות ופעילות גופנית
כל מי שאומר לכם שהפסקות הן בזבוז זמן טועה ובגדול – הן חשובות מאוד לשמירה על הריכוז והמוטיבציה שלכם. קחו הפסקות קצרות מדי פעם כדי להתרענן ולמנוע שחיקה, וחשוב גם לשלב פעילות גופנית בשגרה שלכם כי היא משפרת את הריכוז, מפחיתה לחץ ומשפרת את מצב הרוח. חשוב להקפיד גם על שינה מספקת כדי לשמור על ערנות וריכוז לאורך היום. אצלנו בחללי העבודה של דוגדר תמצאו את כל מה שאתם צריכים להפסקה טובה ומרעננת – פינת קפה מאובזרת, פינת ישיבה נוחה, נוף יפה למה שמסביב בנתניה או בראשון לציון ועוד.
סיכום
ריבוי משימות יכול להיות שיטה טובה לחסוך זמן ולעזור לכם ליהנות מעבודה מגוונת יותר, אבל חשוב לא להעמיס על עצמכם יותר מדי ולדעת מתי להאציל סמכויות כדי למנוע שחיקה, אובדן ריכוז וטעויות פוטנציאליות שעלולות לפגוע באיכות העבודה שלכם. זה לא משנה אם אתם עובדים מהבית, במשרד הקבוע או במתחם העבודה המשותף של דוגדר – אם תעבדו לפי הטיפים שכאן תוכלו להפוך למולטיטאסקרים מומחים שעושים את העבודה שלהם כמו שצריך.